Juridisch
Privacyverklaring
Versie 1.0, van kracht sinds 12 september 2026.
FleurenFlow verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van deze website, van iedereen die contact opneemt en van opdrachtgevers. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, met welk doel en op welke grondslag ze worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard, welke partijen ze ontvangen en welke rechten u daarbij heeft.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is FleurenFlow, eenmanszaak van T.H. Fleuren, gevestigd aan de Hatertseveldweg 126, 6531 ZE Nijmegen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42145916, btw-identificatienummer NL005533510B29.
FleurenFlow is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen en heeft dat niet gedaan. Vragen over deze verklaring en verzoeken over uw gegevens komen rechtstreeks bij T.H. Fleuren terecht, via thijs@fleurenflow.nl.
2. Reikwijdte van deze verklaring
Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor FleurenFlow zelf de doelen en middelen bepaalt: bezoek aan deze website, e-mailcontact, en de administratie rond een opdracht.
Zij gaat uitdrukkelijk niet over persoonsgegevens die FleurenFlow in opdracht van een klant verwerkt, bijvoorbeeld gegevens van de klanten of medewerkers van die klant in een systeem dat FleurenFlow bouwt of beheert. Daarbij is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en is FleurenFlow verwerker. Wat dan geldt, staat in de verwerkersovereenkomst die voor die opdracht wordt gesloten. Vaste onderdelen daarvan zijn dat die gegevens uitsluitend voor de opdracht worden gebruikt, dat zij niet aan derden worden verstrekt, en dat zij niet worden gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen.
3. Gegevens, doeleinden en grondslagen
De verwerkingen verschillen per situatie. Hieronder staat per situatie welke gegevens worden verwerkt, waarvoor, en op welke grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG dat gebeurt.
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| U bezoekt deze website | Geanonimiseerde bezoekstatistieken. Geen persoonsgegevens, geen cookies. | Inzicht in het gebruik van de website | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
| U neemt per e-mail contact op | Naam, e-mailadres, de inhoud van uw bericht en de contactgegevens die u daarin zelf vermeldt | Uw bericht beantwoorden en zo nodig een voorstel uitbrengen | Uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (sub b), en voor overig zakelijk berichtenverkeer gerechtvaardigd belang (sub f) |
| U bent opdrachtgever of contactpersoon bij een opdrachtgever | Bedrijfsgegevens, naam en functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie en gemaakte afspraken | Uitvoeren van de opdracht en contact onderhouden | Uitvoering van een overeenkomst (sub b) |
| Er is gefactureerd | Offertes, facturen, betaalgegevens en correspondentie waarin een prijs of afspraak staat | Voeren van de administratie en voldoen aan de fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting (sub c) |
| U heeft toegang tot een rapportomgeving | Gebruikersnaam en wachtwoord in versleutelde vorm | Toegang verlenen tot uw eigen rapportage en die toegang beveiligen | Uitvoering van een overeenkomst (sub b) |
Het verstrekken van deze gegevens is niet wettelijk of contractueel verplicht. Wel geldt dat een bericht zonder afzendergegevens niet beantwoord kan worden, en dat een opdracht zonder factuurgegevens niet uitgevoerd kan worden.
4. Bewaartermijnen
Een bewaartermijn is een toezegging en geen formaliteit. Daarom staan hieronder termijnen die in de praktijk worden nagekomen, en geen kortere.
| Gegevens | Termijn | Reden |
|---|---|---|
| Correspondentie met iemand die geen opdrachtgever wordt | 1 jaar na het laatste contact | Binnen een jaar kan een gesprek worden hervat. Daarna vervalt het doel, en zonder doel vervalt de grondslag om te bewaren. |
| Alles wat tot de administratie van een opdracht behoort | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht op grond van artikel 52, vierde lid, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. |
| Inloggegevens van een rapportomgeving | Tot het einde van de opdracht | Daarna vervalt de toegang en worden de gegevens verwijderd. |
| Bezoekstatistieken van de website | Niet van toepassing | Er worden geen tot een persoon herleidbare gegevens vastgelegd. Deze verwerking valt daarmee buiten het bereik van de AVG. |
5. Inzet van kunstmatige intelligentie bij e-mail
FleurenFlow zet kunstmatige intelligentie in bij de afhandeling van e-mail. Omdat dit ongebruikelijk is en niet uit de rest van deze verklaring blijkt, staat het hier als apart onderdeel in plaats van in een voetnoot.
- Berichten aan bob.ai@fleurenflow.nl worden gelezen en beantwoord door een geautomatiseerde assistent, zonder dat een medewerker het antwoord vooraf beoordeelt.
- Berichten aan thijs@fleurenflow.nl worden door T.H. Fleuren zelf gelezen en beantwoord. De assistent wordt daarbij gebruikt om binnenkomende post te ordenen en concepten voor te bereiden.
De inhoud van uw bericht wordt daarbij verwerkt door een taalmodel van Anthropic. Dat gebeurt onder een zakelijke overeenkomst waarin is vastgelegd dat de verwerkte gegevens niet worden gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen. Uw gegevens worden niet verkocht en niet voor advertentiedoeleinden gebruikt.
U kiest zelf welk kanaal u gebruikt. Wilt u niet dat een geautomatiseerde assistent uw bericht zelfstandig afhandelt, richt uw bericht dan aan thijs@fleurenflow.nl. Een bericht dat al aan het assistentadres is gericht, is op het moment van ontvangst al verwerkt; dat kan achteraf niet ongedaan worden gemaakt, al kunt u uiteraard wel om verwijdering verzoeken.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, als bedoeld in artikel 22 AVG. De assistent beantwoordt vragen en bereidt werk voor. Voor het aangaan van een overeenkomst en voor besluiten over prijzen, afspraken en toezeggingen is altijd menselijke tussenkomst vereist; die worden door T.H. Fleuren genomen. Er vindt geen profilering plaats.
7. Deze website, formulieren en cookies
Deze website bevat geen formulieren. Contact verloopt via een e-mailverwijzing, waarbij het e-mailprogramma op uw eigen apparaat wordt geopend. Op deze website worden dus geen door u ingevulde gegevens verzonden of opgeslagen.
Voor bezoekstatistieken wordt Cloudflare Web Analytics gebruikt. Deze voorziening telt paginabezoeken en de website waarvandaan een bezoeker binnenkwam. Er worden geen cookies geplaatst, geen gegevens op uw apparaat uitgelezen en geen profielen over websites heen opgebouwd.
Daarom is toestemming op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet niet vereist en wordt geen cookiemelding getoond. De verplichting om erover te informeren blijft wel bestaan, en daaraan wordt met dit onderdeel voldaan.
8. Ontvangers en verwerkers
Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet gedeeld voor advertentiedoeleinden. Voor de bedrijfsvoering worden de volgende partijen ingeschakeld, die als verwerker optreden.
| Partij | Rol | Hoofdvestiging |
|---|---|---|
| STRATO AG | E-mailhosting | Duitsland |
| Anthropic | Taalmodel voor de afhandeling van e-mail | Verenigde Staten |
| Netlify | Hosting van deze website | Verenigde Staten |
| Cloudflare | Bezoekstatistieken | Verenigde Staten |
| E-mailhosting voor een deel van de correspondentie | Verenigde Staten |
Daarnaast kunnen gegevens worden verstrekt aan de Belastingdienst of aan een andere instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Enkele van de hierboven genoemde partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerken gegevens daarbuiten. Die doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van een geldig instrument uit hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-US Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
10. Beveiliging
FleurenFlow treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Wachtwoorden en sleutels worden gescheiden van de programmacode bewaard, gegevens van opdrachtgevers worden niet verwerkt in diensten zonder zakelijke voorwaarden, en voordat iets openbaar of in gebruik wordt genomen wordt een vaste beveiligingscontrole doorlopen langs de meest voorkomende kwetsbaarheden.
Doet zich ondanks deze maatregelen een inbreuk in verband met persoonsgegevens voor, dan wordt daarvan melding gedaan zoals de artikelen 33 en 34 AVG voorschrijven, en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer de inbreuk een hoog risico voor hen meebrengt.
11. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens, en het recht bezwaar te maken tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust.
Een verzoek kunt u indienen met een e-mail aan thijs@fleurenflow.nl. Er wordt geen formulier en geen identiteitsbewijs gevraagd. U ontvangt binnen een maand bericht, zoals artikel 12 lid 3 AVG voorschrijft, en in de praktijk eerder.
12. Klachten
Bent u van mening dat uw gegevens niet juist worden verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het stellen van de klacht aan FleurenFlow zelf gaat doorgaans sneller en wordt op prijs gesteld, maar is geen voorwaarde.
13. Wijzigingen in deze verklaring
Deze verklaring wordt aangepast wanneer de werkwijze of de ingeschakelde partijen veranderen. De versie en de ingangsdatum staan bovenaan deze pagina.
- Versie 1.0, 12 september 2026: eerste versie.
14. Contact
FleurenFlow, T.H. Fleuren
Hatertseveldweg 126, 6531 ZE Nijmegen
thijs@fleurenflow.nl
KvK 42145916, btw-id NL005533510B29